Googleドライブ – 共有ドライブにメンバーを追加する方法
Googleドライブは、クラウドストレージサービスの一つであり、ファイルやフォルダを簡単に共有することができます。共有ドライブは、特定のメンバーと共有された専用のストレージスペースで、プロジェクトやチームの共同作業を行う際に非常に役立ちます。本記事では、Googleドライブの共有ドライブでアクセス権を設定する方法について解説します。
共有ドライブを作成する
共有ドライブを設定する前に、まずは共有ドライブを作成する必要があります。以下の手順に従って、共有ドライブを作成してください。
- Googleドライブにログインします。
- 左側のメニューで、「共有ドライブ」をクリックします。
- 「共有ドライブを作成」をクリックし、名前を入力して「作成」を選択します。
これで共有ドライブが作成されました。
共有ドライブにメンバーを追加する
次に、共有ドライブにアクセスできるメンバーを追加します。以下の手順でメンバーを追加できます。
- 共有ドライブを開きます。
- 右上の「メンバーを追加」アイコンをクリックします。
- 追加したいメンバーのメールアドレスを入力し、「送信」ボタンを押下し招待状を送信します。
共有ドライブのアクセス権を設定する
共有ドライブにメンバーを追加したら、次にアクセス権を設定します。アクセス権には以下の5つの種類があります。
- 閲覧者: メンバーはファイルやフォルダを表示できますが、編集や削除はできません。
- 閲覧者（コメント可）: メンバーはファイルやフォルダを表示し、コメントを追加することができますが、編集や削除はできません。
- 投稿者: メンバーはファイルやフォルダを表示、編集、削除し、新しいファイルやフォルダを追加することができます。
- コンテンツ管理者: メンバーはファイルやフォルダのアクセス権を管理し、コンテンツの作成・編集を行うことができます。
- 管理者: メンバーはファイルやフォルダのアクセス権を管理し、他のメンバーを追加/削除し、共有ドライブの設定を変更することができます。
以下の手順で、各メンバーのアクセス権を設定できます。
- 共有ドライブを開きます。
- 右上の「メンバーを追加」アイコンをクリックします。
- 既存のメンバーの横にある矢印をクリックして、ドロップダウンメニューを表示します。
- メニューから適切なアクセス権を選択し、変更を保存します。
フォルダやファイルの個別のアクセス権を設定する
共有ドライブ内の特定のフォルダやファイルに対して、個別にアクセス権を設定することもできます。以下の手順で、フォルダやファイルのアクセス権を設定できます。
- 共有ドライブ内で対象のフォルダやファイルを右クリックします。
- 「共有」をクリックして、共有設定ウィンドウを開きます。
- 「アクセス権を変更」をクリックし、ドロップダウンメニューから適切なアクセス権を選択します。
- 必要に応じて、特定のメンバーに対してアクセス権を追加/削除し、変更を保存します。
共有ドライブの設定を管理する
共有ドライブの管理者は、さまざまな設定を変更することができます。これには、共有ドライブの名前の変更や、メンバーの追加/削除、全体的なアクセス権の設定などが含まれます。
共有ドライブの設定を管理するには、以下の手順を実行します。
- 共有ドライブを開きます。
- 右上の「共有ドライブの設定」アイコン（歯車の形をしたアイコン）をクリックします。
- 表示されるメニューから、変更したい設定を選択し、必要な変更を加えます。
- 変更が完了したら、「保存」をクリックして設定を更新します。
共有ドライブマネージャーで権限を一括管理する
共有ドライブの運用管理に特化した共有ドライブマネージャーというサービスが存在します。このサービスには、共有ドライブの利用状況を可視化する機能があり、ファイルの使用量だけでなく、アイテム数（ファイル・フォルダ数）、社外共有されている共有ドライブであるか否かも可視化してくれます。
このツールを利用することで、全ての共有ドライブの権限を一括で更新することが可能です。定期的なユーザーの棚卸しが必要な場合は、本ツールをご検討ください。
※より視覚的に共有ドライブの利用状況を確認することができるように、定期的にUIの改善を実施しています。
まとめ
Googleドライブの共有ドライブを使用すると、チームやプロジェクトのメンバーと簡単にファイルやフォルダを共有できます。本記事では、共有ドライブの作成方法、メンバーの追加方法、アクセス権の設定方法、および共有ドライブの管理方法について説明しました。これらの手順を適切に実行することで、共有ドライブ内の情報を適切に制御し、効率的な共同作業を実現することができます。
今後も、Googleドライブの機能やセキュリティ設定がアップデートされることが予想されますので、最新の情報に注意を払いながら、共有ドライブを活用して効果的なチームワークを築いていきましょう。
Googleドライブの共有ドライブでアクセス権を設定する方法を理解し、適切に活用することで、チーム内での情報共有や共同作業が円滑に進められるでしょう。ぜひこの記事を参考に、共有ドライブでのアクセス権の設定をマスターして、より効率的な共同作業を実現してください。
