共有ドライブと共有アイテムの違いとは?

時々ですが「共有ドライブと共有アイテムの違いは何?」と質問されることがあります。 Google で「共有ドライブ」を検索すると、「共有アイテム 違い」がサジェストされるため、多くの人がこの2つの機能の違いを理解できていないと思われます。

ただ、それは仕方がありません。なぜなら共有ドライブは、 Google Workspace の特定のエディションでのみ利用可能な機能だからです。

普段から Google Workspace のサービスの一つとして Google ドライブを利用している方はこの2つの違いを理解できて当然ですが、普段利用していない人からすると、この2つの違いはピンときません。

ただ、この2つの機能は名称的に確かに似ていますが、実際は全く異なる機能です。今回はこの2つの機能の違いについて解説します。

共有ドライブはチーム向けの機能

共有ドライブは、 Google Workspace ( Business Standard エディション以上)で利用可能な Google ドライブの機能の一つです。 Google ドライブは個人単位でファイルの権限管理を行いますが、共有ドライブは個人ではなく、チームでファイルを共有するための機能になります。

チームからメンバーが抜けたとしても、残りのメンバーでファイルを引き続き管理していくことができます。

共有ドライブが利用できるかどうかは Google Workspace の管理者次第

Google Workspace Business Standard エディションのユーザーであれば、誰でも共有ドライブが利用可能…ではありません。 Google Workspace の管理者が許可を与えない限り、ユーザーは共有ドライブを作成することはできません。

共有アイテムは個人向けの機能

一方、共有アイテムは Google Workspace に限らず、無料の Google アカウントでも利用可能な機能です。ブラウザで Google ドライブを開くと、左メニューに「共有アイテム」という表示がありますので、そのリンクをクリックしてください。クリックすると、「自分自身が共有されているファイル・フォルダ」が最新順に表示されます。

これが共有アイテムの機能です。あくまで個人単位の機能であり、共有ドライブとは用途が異なる機能です。

共有ドライブと共有アイテムの違いを整理

共有ドライブと共有アイテムの違いをまとめると、以下表の通りです。

比較項目共有ドライブ共有アイテム
利用条件Google Workspace Business Standard 以上を契約しているGoogle アカウントを保持している
機能チームでファイルの共有を行うことができる自分自身が共有されているファイル・フォルダを閲覧することができる
ファイル・フォルダの表示条件共有ドライブに対して権限を保持している自分自身がファイル共有されていて、最近更新されている

今回のまとめ

  • 共有ドライブはチーム向けの機能で、共有アイテムは個人向けの機能
  • 共有ドライブは Google Workspace Business Standard 以上で利用可能な有料オプションで、共有アイテムは無料の Google アカウントでも利用可能

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