ファイルにラベルを設定?Google ドライブのメタデータ機能とは?

Google ドライブのメタデータ機能をご存知でしょうか。メタデータ機能はファイル・フォルダに対してカスタムラベルを追加するための機能です。特定の意味のあるキーワードをラベルとして登録することにより、ファイル・フォルダの検索性が向上することが期待できます。

メタデータの定義

メタデータはファイルに関する情報を意味し、 Google ドライブにおいてメタデータはラベルに分類されます。各ラベルは1つ以上のフィールドを保持し、フィールドには数値や選択データといった型(数値、日付、人、テキスト、選択)を割り当てることができます。

仮に「契約」というラベルがあるとすると、「契約」には以下のようなフィールドを割り当てることが想定されます( Google 公式ページの例より)。

  • 「種類」
  • 「会社」
  • 「ステータス」
  • 「期限」

前述した通り、フィールドにはデータ型を指定できるため、利用者の運用に合わせて各フィールドにデータ型を設定します。

メタデータの利用条件

メタデータは全てのユーザーが利用できる機能ではありません。特定の Google Workspace エディション(Business Standard以上)向けの機能になります。

アカウント利用可否
無料の Google アカウント×
Google Workspace Business Starter×
Google Workspace Business Standard
Google Workspace Business Plus
Google Workspace Enterprise
Google Workspace Education Standard
Google Workspace Education Plus

ラベルは誰が作成するのか

デフォルトでは、 Google ドライブのラベルを作成できるのは Google Workspace の管理者です。

共有ドライブに限定したラベル利用

Google Workspace の管理者、及び管理者が許可したユーザーは、共有ドライブ内のファイル・フォルダで使用可能なラベルを作成することができます。共有ドライブの管理者はメンバーが利用可能なラベルを選択することができます。

ユーザーにラベル利用を許可する

Google Workspace 管理者は、ユーザー組織単位にラベル利用の許可を与えることができます。ただ、 Google 公式ページでは「組織毎に設定できる」と記載されていますが、β版では全体に対してのオン・オフしかできないように見えます

  1. Google 管理コンソール にログイン
  2. 管理コンソールのTOPページから、[アプリ] – [Google Workspace] – [ドライブとドキュメント] にアクセス
  3. [ラベル] をクリック
  4. 組織単位でラベルをオン・オフする

この機能によりエンドユーザーが受ける恩恵

Google Workspace のエンドユーザーは、編集権限を保持するファイル・フォルダに対して、ラベル・フィールドを設定することができます

これにより、エンドユーザーはラベルとフィールドに紐づいたコンテンツを検索できるようになります。

現在はβ版として利用可能

前述した通り、メタデータ機能は現在β版として利用可能です。メタデータ機能の利用申請についてはコチラから行うことができます。利用申請が通ると、エンドユーザーが Google ドライブでファイルを右クリックした時に「ラベル」のメニューが表示されるようになります

まとめ

  • メタデータ機能は現在β版で公開されている
  • メタデータ機能は Google に申請することで利用可能
  • メタデータ機能は全ての Google ユーザーが利用できるわけではない
  • ラベルの利用可否は Google Workspace の組織単位に設定することができる

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