Google ドライブのファイル検索が凄い

私は普段ビジネスだけでなく、プライベートでも Google ドライブを利用しています。使う理由は利用料金やストレージ容量等いろいろありますが、一番は使い勝手の良さです。中でも検索機能の精度の高さは他のサービスと比較しても群を抜いているのではないでしょうか。

今回は Google ドライブの検索機能の凄さをまとめてみようと思います。

Google ドライブの検索フィルターで高度な検索が可能

Google ドライブの検索ボックスから、高度な検索(検索項目のフィルタリング)を行うことができるのをご存知でしょうか。

以下がそのフィルタリング項目です。

検索可能項目説明
種類ドキュメント、画像、PDF などのファイル形式
オーナーファイルのオーナーを指定します
場所ファイルの場所として、特定のフォルダを選択するか、「ゴミ箱」または「スター付き」を指定します。組織内のユーザーが使用できるファイルを検索することもできます
更新日ファイルの最終更新日
アイテム名ファイル名と部分的に一致するキーワード
含まれている語句ファイル名に含まれる語句
共有対象ファイルを閲覧またはコメント、編集できるユーザーを指定します
フォローアップ自分に割り当てられたアクション アイテムを含むファイルや、提案を含む自分がオーナーであるファイルを検索します

これらの項目を利用することによって、部分的な情報からファイルを検索することができます。ただ、このフィルタリング項目を利用せずとも、覚えているキーワード一つでユーザーが欲しいファイルの候補を提示してくれるので、普段利用している人はあまりいないかもしれません。

より詳細な検索を行いたい時はこの機能がオススメです。

ファイルの説明文からも検索できる

Google ドライブでは、ファイルに対して説明文を追加することができます。もちろん、この説明文も検索項目になります。

例えば、以下のように説明文にテキストを入力しておくと

検索ボックスから、説明文にマッチするキーワードでファイル検索を行うことができます。

ファイル名以外の情報をファイルに付与したい場合は説明文がオススメです。

もちろんAPIで操作が可能です。

OCR機能によりファイルの中身も検索可能

Google ファイル(スプレッドシート、ドキュメント、スライド等)やテキストファイル、PDF、画像であれば、ファイルの中身で検索することが可能です。Google ドライブにファイルをアップロードすると、自動的にOCR機能が実行され、ファイルの中身のテキストもファイルの検索キーワードとして認識されます。

非常に精度が高いので、一度試してみると良いかもしれません。

※以前は画像をアップすると、即座に画像内のテキストで検索ができたのですが、2021/02/01時点で即座に検索できないようになっていました。もしかすると、処理されるまでにある程度の時間を要するようになったのかもしれません。

今回のまとめ

  • 検索フィルタリングを使えば、より詳細な検索が可能
  • ファイルの説明文からも検索ができる
  • テキストファイル、画像、PDF、ドキュメント、スプレッドシート等のファイルであれば、中身から検索できる

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