Google ドライブでファイル共有する場合の注意点

Google ドライブでファイル共有をしたことはありますか？Google ドライブのファイル共有はとても簡単です。ファイルを右クリックして、コンテキストメニューを表示し、「共有」を選択します。

すると、ファイル共有相手を指定するためのダイアログが表示されるので、共有したい相手の Google アカウントを追加します。

共有手順はこれだけです。とてもシンプルですね。ただ、このシンプルさと使いやすさが Google ドライブの危険性に繋がっています。

共有先の補完機能が優秀すぎる

Google ドライブでファイルを共有する場合、共有先のメールアドレスを追加する必要があります。この時、 Google ドライブは共有先のメールアドレスの候補を表示してくれるのですが、この機能が優秀すぎて、ミスを誘発する危険性があります。例えば、「a」と入力すると、頭文字「a」が含まれるメールアドレスの候補が一覧で表示されます。宛先をちゃんと目視・確認した上でファイルを共有すれば問題はないと思うかもしれないですが、人間は使い慣れてくると確認が疎かになりがちです。私の場合、メールアドレスのID部分だけで送信対象と判断してしまい、全く別の相手にファイルを共有してしまったことがあります。

フリーの Google ドライブでは厳しいセキュリティを設定できない

Google Workspace では、ユーザーに対してセキュリティ制限をかける機能が存在します。それを利用すれば、ユーザーが社外のユーザーとファイルを共有することを防ぐことが可能です。フリーの Google ドライブにはそのような機能がないため、ユーザー個人の注意力に任せるしかありません。

ビジネス用途でフリーの Google ドライブは利用すべきでない

以前、福岡県が管理する新型コロナウイルス感染者の個人情報がインターネット上で外部から閲覧できる状態になっていて、大きな問題になりました。この問題が起きた原因は、フリーの Google ドライブを利用していたことが原因だと言われています。もし、Google Workspace を契約して、ビジネス版 Google ドライブを利用していれば、このような問題は回避できたと思います。個人情報を扱う可能性があるビジネスにおいて、フリーの Google ドライブを利用するのは非常にリスクの高い行為です。

まとめ

• Google ドライブの共有先候補の補完機能が優秀すぎて、慣れてくるとミスが起こる可能性がある
• フリーの Google ドライブではユーザーに対して厳しいセキュリティ設定ができない
• ビジネスではセキュリティの観点からフリーの Google ドライブではなく、 Google Workspace 版の Google ドライブを使うべき