共有ドライブの運用状況を可視化する

Google Workspace の管理コンソールを利用すれば、ドメインで管理されている全ての共有ドライブを管理することができます。共有ドライブ自体に権限がないとしても、Google Workspace のユーザーロールとして「ドライブとドキュメント」の権限を保持していれば、全ての共有ドライブを操作可能です。

管理コンソールでできること

Google Workspace の管理コンソールでできることは以下の通りです。共有ドライブに対して一通りの操作を行うことができることがわかると思います。

できること内容
共有ドライブの検索以下項目で共有ドライブを検索することができます。

・共有ドライブ名
・ステータス
・作成日
・メンバーなし
・管理者なし
メンバー管理共有ドライブのメンバーを更新することができます。
設定変更共有ドライブの設定を変更することができます。

・管理者が共有ドライブの設定を変更できるようにする
・吉積情報株式会社(TEST) 外のユーザーにファイルへのアクセス権を付与できるようにする
・共有ドライブのメンバーではないユーザーにファイルへのアクセス権を付与できるようにする
・閲覧者とコメント可の閲覧者にファイルのダウンロード、印刷、コピーを許可する
復元削除した共有ドライブを復元することができます。

管理コンソールでできないこと

Google Workspace の管理コンソールは一見何でもできるように感じますが、意外な落とし穴が存在します。管理コンソールでできないことを以下にまとめます。

できないこと内容
現在利用されているかを判定できない共有ドライブの使用量は表示されますが、最後に更新された日時までは把握できません。
社外共有中の共有ドライブを一目で確認できない前述した「メンバー管理」によって、共有ドライブのメンバーを確認することができますが、共有ドライブが1000あった場合、1000回「メンバー管理」をクリックして確認する必要があります。

ドライブマネージャーで共有ドライブの利用状況を可視化する

Drive Manager(ドライブマネージャー)というツールを使うと、共有ドライブの利用状況を可視化することができます。Drive Managerにはいくつか機能が存在しますが、その中の一つの機能が「共有ドライブの可視化」です。

ドメインの共有ドライブと同期し、共有ドライブの状態を確認する

同期機能を利用すると、ドメイン上の共有ドライブが全件Drive Managerと同期されます。同期された共有ドライブはDrive Managerの管理画面から閲覧することができ、 Google Workspace の管理コンソールには存在しない以下の項目を利用することができます。

  • 最終更新日
  • 社外共有されているか否か
  • 共有メモ(独自メモを割り当てることができます)
利用状況をCSVでダウンロードすることができる

Drive Managerには共有ドライブの利用状況をCSVでダウンロードする機能が備わっています。この機能を利用することで、 Google Workspace の管理者は以下のような確認を行うことができます

  • 利用されていない共有ドライブをピックアップする
  • 社外共有されている共有ドライブ、及び該当ユーザーの抽出
  • 共有ドライブ内のファイル・フォルダ数の把握
その他機能

また、Drive Managerには「共有ドライブの管理者に共有ドライブを削除して良いか」を確認する機能も備わっています。この機能を利用すれば、共有ドライブの整理を共有ドライブの運用者に委ねることができます。

まとめ

  • Google Workspace の管理コンソールを使えば、ドメインに所属する全ての共有ドライブを操作することができる
  • Google Workspace の管理コンソールでは共有ドライブの最近の利用状況までは把握できない
  • Google Workspace の管理コンソールで社外共有された共有ドライブの確認を行うのは非常に手間がかかる
  • Drive Manager(ドライブマネージャー)を利用すると、共有ドライブの最終更新日時や社外共有されているか否かをCSVで確認することができる

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