Google ドライブ拡張ツール Cmosy のメリットとは?

普段、仕事で Google Workspace を利用しているのですが、いつも面倒臭いと思ってしまう業務があります。ズバリ、ファイルの共有です。私の会社では(いや、ほとんどの会社も同じだと思いますが) Google ドライブのセキュリティポリシーとして、外にファイルを共有することができません

企業で Google ドライブを利用する場合、社外共有の設定がほとんど!

セキュリティポリシーとは、 Google ドライブの利用者に強制する事ができる管理者向けのセキュリティ設定のことです。私の会社では、外にファイルを共有するすることも、外からファイルを共有されることも禁止になっています。おそらく、私の所属する企業に限らず、ファイルの共有範囲に制限をかけている Google Workspace の導入企業は多いのではないでしょうか。

Google Workspace 組織毎の Google ドライブ共有オプション設定

共有のためだけに別のツールを導入する面倒臭さ

そのため、ファイルを外に共有する場合は別のツールを使うことがルールになっています。それが非常に面倒な作業になっています。今の状況的にリモートワークが促進されていることもあり、黙ってフリーの共有サービスを利用している社員もいるかもしれません・・・そんな中、最近興味深いサービスを見つけたので紹介しようと思います。

ドライブのセキュリティポリシーを守った上でファイルが共有できる Cmosy

<Cmosy 公式HPより引用>

先ほど説明した通り、 Google Workspace にはセキュリティポリシーの設定が存在し、このポリシー設定によりファイルの社外共有を行う事ができなくなります。なんと、このCmosyというサービスを利用すると、 Google Workspace のセキュリティを保持した上でファイルが共有できる!?らしいです。つまり、Google ドライブ上のファイルを社外に共有できるということはファイル管理の点在を避ける事ができます。私が所属する会社のように、共有用のストレージを確保する必要もありません。

Cmosyにはどのような機能があるのか?

Cmosy ではファイルを受け渡すだけではなく、ファイルを受け取ることもできるようです。集荷便という機能を利用すれば、 Google ドライブ上でファイルを受け取ることができるらしく、これは確かに便利です。受信側が Google アカウントを持っていなくてもファイルの受け取りができるのは、非常に良いですね。Cmosyには具体的にどのような機能があるのでしょうか?ちょっとまとめてみました。

<クラウドエースコラム記事より引用>
社内外にファイルを転送することが可能な「ファイル便」

「Cmosyファイル便」は、ファイル送付に特化した機能です。パスワード設定やダウンロード通知、フォルダ送信等、基本的なファイル送付機能を備えています。 特定の Google アカウントユーザーに限定してファイルを送付したり、 Google アカウントを保持していないユーザーに対してもファイルの受け渡しができるようです。フリーのギガファイル便との一番の違いは「ファイルのダウンロード元が利用者自身の Google ドライブ上」というところです。ギガファイル便を利用する場合、送信対象のファイルはどこかのサーバー上にアップロードされ、そのあとの所在を追跡することができないですが、Cmosyファイル便の場合は送信対象のファイルがユーザー自身の Google ドライブ上にあるため追跡・削除がしやすいというメリットがあります。

Google アカウントを保持していなくてもファイル共有が可能な「共有便」

「Cmosy共有便」は、ファイル共有に特化した機能です。この機能を利用すれば、社内外のユーザーと一時的にファイルを共有することができます。 Google ドライブのビジター共有機能にも対応しているため、 Google アカウントを持たないユーザーともファイル共有ができます。また、共有便は共有ドライブにも対応しているため、「共有ドライブ」、もしくは「共有ドライブ内のフォルダ」単位による共有も可能です。

Google ドライブでファイルを受信することができる「集荷便」

「Cmosy集荷便」は、ファイル受信に特化した機能です。この機能を利用すれば、 社外の Google アカウントを保持していないユーザーからもファイルを受信することができます。集荷便で受信したファイルは任意の Google ドライブに直接アップロードされるため、一度アップロードした上で Google ドライブにファイルをアップロードするような手間は発生しません。

Cmosyには他にも様々な機能があるようなので、是非一度使ってみたいですね…ただ、CmosyはBtoB向けのサービスであるため、個人では利用できないようです。

共有ドライブ向けの機能も充実している

CmosyはBtoB向けのサービスであることから、もちろん共有ドライブにも対応しています。共有ドライブの運用状況を可視化したり、共有ドライブの作成・削除申請によって、共有ドライブのワークフローの構築も行うことができるようです。

共有ドライブの利用状況を可視化

共有ドライブの利用状況(共有者一覧、ファイル数、最終更新日、共有先に社外の人間が含まれているか否か、等々)を出力することができます。可視化データはCSVで出力され、定期的な共有ドライブの棚卸しに役立ちそうな機能です。

<Cmosy 公式HPより引用>
共有ドライブの運用フローを構築

共有ドライブの運用をワークフロー化する機能です。共有ドライブの作成に申請処理を加えることで、共有ドライブの乱立・不明な使用を抑制することができます。

<Cmosy 公式HPより引用>
CSVによる権限の一括更新

CSVを利用して、共有ドライブの権限一覧を更新するための機能です。この機能によって、共有ドライブの権限の洗い替えを行うことができるようになります。CSVによって、複数の共有ドライブの権限を洗い替えできるのも非常に良さそうです。部署毎に共有ドライブを運用している場合、定期的な部署移動にも対応ができそうです。

<Cmosy 公式HPより引用>

ちなみに、Cmosy関連サービスにドライブマネージャーというWebサービスがあるようですが、今回説明した共有ドライブ関連機能はドライブマネージャーでも利用可能な機能のようです。

今回のまとめ

  • Google Workspace にはセキュリティポリシーが存在する
  • ほとんどの企業はファイルの社外共有を禁止している
  • Cmosyを使うとセキュリティポリシーを保護した状態でファイルを共有する事ができる
  • Cmosyは共有ドライブ向けの機能も充実している

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