Google ドライブ拡張ツール Cmosy のメリットとは？

普段、仕事で Google Workspace を利用しているのですが、いつも面倒臭いと思ってしまう業務があります。ズバリ、ファイルの共有です。私の会社では Google ドライブのセキュリティポリシーによって、ファイルを社外と共有することができません。これは企業のセキュリティ対策としては、真っ当な施策であると思いますが、現場のユーザーからすると、この制限は非常に厄介です。ユーザーは業務において利便性を重視するため、情報システムが推奨していないフリーツールを利用する恐れがあります。

Google ドライブを活用する日本企業のほとんどが社外共有をNGとしている

セキュリティポリシーとは、 Google ドライブの利用者に強制する事ができる管理者向けのセキュリティ設定のことです。私の会社では、ファイルを社外と共有するすることも、社外からファイルを共有されることも禁止になっています。おそらく、私が所属する会社に限らず、ファイルの共有範囲に制限をかけている Google Workspace の導入企業は多いのではないでしょうか。

共有のためだけに別のツールを導入する面倒臭さ

前述した通り、私が所属する会社では、 Google ドライブ上のファイルを社外と共有することができないため、ファイルを社外と共有する場合は、 Google ドライブとは別のツールを利用してファイルを共有しています。現場では、これが非常に面倒な作業になっています。共有したいファイルは Google ドライブ上に存在するため、ファイルを社外と共有したい場合、現場のユーザーは一々ファイルをダウンロードして、専用ツールで送信しなければいけません。

このような状況から、中には黙ってフリーの共有サービスを利用している社員もいるかもしれません。厳しい制限と利便性の低下が、新たなセキュリティリスクを生み出しています。そのような状況を打破するために開発されたのが今回紹介するCmosyというサービスです。

ドライブのセキュリティポリシーを守った上でファイルが共有できる Cmosy

先ほど説明した通り、 Google Workspace にはセキュリティポリシーの設定が存在し、このポリシー設定によりファイルの社外共有を行う事ができなくなります。しかし、このCmosyというサービスを利用すると、 Google Workspace のセキュリティを保持した上でファイルが共有できます。要は、 Google Workspace のセキュリティポリシーを保持しながら、Cmosyからのみ社外への共有を許可することができます。 Cmosyにはパスワード機能や有効期限、ダウンロードログ等、セキュリティ関連の機能が数多く実装されているため、管理者も状況をトレースしやすいというメリットがあります。

Cmosyにはどのような機能があるのか？

Cmosyにはファイルを送付するための「ファイル便」や、ファイルを一時的に社外と共有するための「共有便」等、社外とファイルをやり取りするための機能が備わっていますが、それだけでなく、ファイルを社外から受け取るための機能である「集荷便」という機能も備わっています。

集荷便は、 Google ドライブ上でファイルを受け取ることができるため、一々ファイルをダウンロードした後に、 Google ドライブにファイルを保管する手間もありません。また、集荷便を使って、ファイルを返信するユーザーは Google アカウントを保持する必要がないため、 Google Workspace を契約していない顧客からも安全にファイルを受け取ることができます。それでは、Cmosyの各機能の詳細を説明します。

社内外にファイルを転送することが可能な「ファイル便」

「Cmosyファイル便」は、ファイル送付に特化した機能です。パスワード設定やダウンロード通知、フォルダ送信等、基本的なファイル送付機能を備えています。 特定の Google アカウントユーザーに限定してファイルを送付したり、 Google アカウントを保持していないユーザーに対してもファイルの受け渡しができるようです。フリーのギガファイル便との一番の違いは「ファイルのダウンロード元が利用者自身の Google ドライブ上」というところです。ギガファイル便を利用する場合、送信対象のファイルはどこかのサーバー上にアップロードされ、そのあとの所在を追跡することができないですが、Cmosyファイル便の場合は送信対象のファイルがユーザー自身の Google ドライブ上にあるため追跡・削除がしやすいというメリットがあります。

Google アカウントを保持していなくてもファイル共有が可能な「共有便」

「Cmosy共有便」は、ファイル共有に特化した機能です。この機能を利用すれば、社内外のユーザーと一時的にファイルを共有することができます。 Google ドライブのビジター共有機能にも対応しているため、 Google アカウントを持たないユーザーともファイル共有ができます。また、共有便は共有ドライブにも対応しているため、「共有ドライブ」、もしくは「共有ドライブ内のフォルダ」単位による共有も可能です。

Google ドライブでファイルを受信することができる「集荷便」

「Cmosy集荷便」は、ファイル受信に特化した機能です。この機能を利用すれば、 社外の Google アカウントを保持していないユーザーからもファイルを受信することができます。集荷便で受信したファイルは任意の Google ドライブに直接アップロードされるため、一度アップロードした上で Google ドライブにファイルをアップロードするような手間は発生しません。

共有ドライブ向けの機能も充実している

また、Cmosyは Google Workspace のBusiness Standard以上の契約で利用可能な「共有ドライブ」という機能にも対応しています。Cmosyを利用すれば、共有ドライブの運用状況を可視化したり、共有ドライブの作成・削除申請によって、共有ドライブのワークフローの構築も行うことができます。

共有ドライブの利用状況を可視化

共有ドライブの利用状況（共有者一覧、ファイル数、最終更新日、共有先に社外の人間が含まれているか否か、等々）を出力することができます。可視化データはCSVで出力され、定期的な共有ドライブの棚卸しに役立ちそうな機能です。

共有ドライブの運用フローを構築

共有ドライブの運用をワークフロー化する機能です。共有ドライブの作成に申請処理を加えることで、共有ドライブの乱立・不明な使用を抑制することができます。

CSVによる権限の一括更新

CSVを利用して、共有ドライブの権限一覧を更新するための機能です。この機能によって、共有ドライブの権限の洗い替えを行うことができるようになります。CSVによって、複数の共有ドライブの権限を洗い替えできるのも非常に良さそうです。部署毎に共有ドライブを運用している場合、定期的な部署移動にも対応ができそうです。

ちなみに、Cmosy関連サービスに共有ドライブマネージャーというWebサービスがあるようですが、今回説明した共有ドライブ関連機能は共有ドライブマネージャーでも利用可能な機能のようです。

今回のまとめ

• Google Workspace にはセキュリティポリシーが存在する
• ほとんどの企業はファイルの社外共有を禁止している
• Cmosyを使うとセキュリティポリシーを保護した状態でファイルを共有する事ができる
• Cmosyは共有ドライブ向けの機能も充実している