Google ドライブのファイルを安全に共有するためのCmosyとは?

普段、仕事で Google Workspace を利用しているのですが、いつも面倒臭いと思ってしまう業務があります。ズバリ、ファイルの共有です。私の会社では(いや、ほとんどの会社も同じだと思いますが) Google ドライブのセキュリティポリシーとして、外にファイルを共有することができません

セキュリティポリシーとは、 Google ドライブの利用者に強制する事ができる管理者向けのセキュリティ設定のことです。私の会社では、外にファイルを共有するすることも、外からファイルを共有されることも禁止になっています。

共有のためだけに別のツールを導入する面倒臭さ

そのため、ファイルを外に共有する場合は別のツールを使うことがルールになっています。それが非常に面倒な作業になっています。

今の状況的にリモートワークが促進されていることもあり、黙ってフリーの共有サービスを利用している社員もいるかもしれません・・・そんな中、最近興味深いサービスを見つけたので紹介しようと思います。

ドライブのセキュリティポリシーを守った上でファイルが共有できる Cmosy

先ほど説明した通り、 Google Workspace にはセキュリティポリシーの設定が存在し、このポリシー設定によりファイルの社外共有を行う事ができなくなります。おそらく、私の所属する企業に限らず、ファイルの共有範囲に制限をかけている Google Workspace の導入企業は多いのではないでしょうか。

なんと、このCmosyというサービスを利用すると、 Google Workspace のセキュリティを保持した上でファイルが共有できる!?らしいです。

つまり、Google ドライブ上のファイルを社外に共有できるということはファイル管理の点在を避ける事ができます。私が所属する会社のように、共有用のストレージを確保する必要もありません。

ファイルを送信するだけでなく受け取ることも可能

Cmosy ではファイルを受け渡すだけではなく、ファイルを受け取ることもできるようです。集荷便という機能を利用すれば、 Google ドライブ上でファイルを受け取ることができるらしく、これは確かに便利です。受信側が Google アカウントを持っていなくてもファイルの受け取りができるのは、非常に良いですね。

ファイルを共同編集したい場合は共有便という機能があり、 社外のユーザーとも一時的にファイルを共有することができるようです。 Google アカウントを持たないユーザーともファイル共有ができるのは非常に大きなメリットです。

是非一度使ってみたいですね…ただ、CmosyはBtoB向けのサービスであるため、個人では利用できないようです。

共有ドライブ向けの機能も充実している

CmosyはBtoB向けのサービスであることから、もちろん共有ドライブにも対応しています。共有ドライブの運用状況を可視化したり、共有ドライブの作成・削除申請によって、共有ドライブのワークフローの構築も行うことができるようです。

CSVによって、複数の共有ドライブの権限を洗い替えできるのも非常に良さそうです。部署毎に共有ドライブを運用している場合、定期的な部署移動にも対応ができそうです。

今回のまとめ

  • Google Workspace にはセキュリティポリシーが存在する
  • ほとんどの企業はファイルの社外共有を禁止している
  • Cmosyを使うとセキュリティポリシーを保護した状態でファイルを共有する事ができる(らしい)

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