Google ドライブとの違いとは? 共有ドライブを徹底解説してみた

ビジネスで Google ドライブを利用する場合、個人よりもチームでファイルを共有するケースの方が多いのではないでしょうか。

そんな時役に立つのが共有ドライブという機能です。これまでの Google ドライブでは、チームでファイルを共有する場合、フォルダ単位で共有範囲を定義し、共有メンバーを追加する必要がありましたが、共有ドライブを利用すれば、チーム単位で共有スペースを作成し、チームでファイルを共有することができるようになります。

今回は共有ドライブの基本情報を徹底解説します。

共有ドライブではチームでファイルを所有することができる

通常の Google ドライブでは、任意のユーザーに対してファイル・フォルダ単位に共有権限を付与することができます。一方、共有ドライブでは一人以上のチーム間でファイルの共有権限を保持しファイルを管理することができます。

共有ドライブ内にある全てのファイルに対して、チームで権限を保持することができるため、チームから特定のメンバーが離脱したとしても、他のメンバーで引き続き共有ドライブ内のファイルの権限を保持することができます。

共有ドライブは Business Standard 以上で利用可能

共有ドライブは誰でも利用できるわけではありません。共有ドライブは Google Workspace の Business Standard 以上の契約で利用することができる機能です。無料の Google アカウントでは利用できないので注意が必要です。

ただし、「利用できない」というのは、あくまで「作成することができない」という意味で、共有ドライブの所有者としてメンバーに参加することは可能です。

共有ドライブに対応している Google Workspace のエディションは以下の通りです。

Google Workspace エディション共有ドライブ利用可否価格
Business Starter ×¥680/月/ユーザー
Business Standard¥1360/月/ユーザー
Business Plus¥2040/月/ユーザー
Enterprise営業担当へ問い合わせ

費用対効果を考えると、ビジネス的用途としては高くないと実感していますが、個人で利用するには高く感じるかもしれません。

ユーザー権限はマイドライブよりも複雑

通常の Google ドライブの場合、権限は「オーナー」「編集者」「閲覧者」の3つの役割が存在しますが、共有ドライブの場合は5つの役割が存在します。各権限の説明は以下の通りです。

権限説明
管理者コンテンツ、ユーザー、設定の管理を行うことができます。
コンテンツ管理者ファイルの追加・編集・移動・削除を行うことができます。
投稿者ファイルの追加・編集を行うことができます。
閲覧者(コメント可)ファイルを閲覧・コメントすることができます。
閲覧者ファイルを閲覧することができます。

共有ドライブの利用範囲は Google Workspace の管理者が決める

Google Workspace の Business Standard 以上のユーザーであれば、ガンガン共有ドライブを好き放題の用途で利用できる・・・訳ではありません。

ユーザーが共有ドライブを操作できる範囲は Google Workspace の管理者が決定することができます。

Google Workspace 版の Google ドライブではユーザーを組織単位で定義でき、組織単位で共有ドライブの利用範囲を定義することができます。

Google Workspace 管理コンソール

共有ドライブの制限を理解して運用する

共有ドライブには以下のような制限が存在します。共有ドライブを運用する場合は以下の制限に注意が必要です。

制限の説明制限値
保存アイテム数の制限最大 40 万個
※ファイル、フォルダ、ショートカット含む
1 日のアップロード制限1 日あたり 750 GB/ユーザー
ファイル共有の制限 1 ファイル最多 100 グループ
フォルダの制限最大 20 レベルまでネスト(階層化)可能
共有ドライブの共有数の制限グループ:100
ユーザー数とグループ数の合計*:600
個人の合計数(ユーザーとグループ メンバー):50,000
上限を超えないように運用するテクニック

一日のアップロード上限やフォルダの制限ついては回避が難しいですが、ファイル数や共有数の制限については上限を超えないように運用することが可能です。

テクニック説明
共有メンバーにGoogle グループを利用するユーザーを個別に追加する代わりに、Google グループを使用してメンバーを管理することができます。これにより共有数を節約することができます。
共有ドライブのゴミ箱を空にする共有ドライブのゴミ箱から完全に削除されていないファイルが存在する場合、これらのファイルは共有ドライブのアイテム制限にカウントされます。定期的に削除を実行しましょう。
プロジェクトやチーム単位で共有ドライブを利用する一般的なファイル ストレージとしてではなく、プロジェクトやチーム用途で利用することで、ファイル数を抑制することができます。

共有ドライブの普及には教育も必要

通常の Google ドライブでの運用を共有ドライブに切り替える場合、メンバーの教育も不可欠です。権限ロールが複雑になり、運用ルール・ファイルの管理ポリシーが変わることはユーザーにとって大きな負担になるからです。企業の規模(共有ドライブの利用者数)が大きくなればなるほど、運用設計と教育が重要になってきます。

また、共有ドライブの運用をサポートするようなツールもあるようなので、そちらの導入を検討するのも良いかもしれません。

今回のまとめ

  • 共有ドライブは Google Workspace Business Standard 以上の契約で利用可能
  • 共有ドライブではチームでファイルの所有権を保持することができる
  • 共有ドライブには権限が5つ存在する
  • 共有ドライブには制限がいくつかあるので運用には注意が必要
  • 共有ドライブの普及には利用者の教育も必要なケースあり
  • 共有ドライブの運用をサポートするツールが存在する

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